Les 6 outils indispensables pour organiser ma vie de freelance

J’essaie d’être minimaliste sur plusieurs aspects de ma vie, et cela passe également par l’utilisation d’applications – outils organisationnels.

J’ai eu une période où j’ai testé plusieurs supports afin de trouver ce qui me correspond. Je suis même déjà passé par le bullet journal qui n’est définitivement pas ma tasse de thé !

Alors j’essaie d’avoir un nombre limité d’application/post-it/agendas, et j’ai enfin trouvé un équilibre sympa. L’occasion pour vous donner cette liste d’indispensables qui me permettent de gérer mon quotidien.

En rédigeant l’article on voit que j’utilise beaucoup Google, promis ils ne me sponsorisent pas 😉

Alors voici la liste des 6 outils et applications que j’utilise le plus au quotidien – en plus des réseaux sociaux, of course!

Google Agenda

Le format papier convient encore à beaucoup de personnes, et m’attire toujours quand je vois une personne sortir son bel agenda et y griffonner quelque chose. J’ai déjà essayé de faire pareil mais cela ne me correspond pas :

Lorsque je travaille je suis déjà chargée (sac à dos rempli avec ordinateur et souvent appareil photo) ainsi rajouter un agenda prend toujours trop de place – trop lourd. Sans compter le nombre de fois où je l’oubliais. Et les fois où je ne travaille pas je suis de la team sans-sac avec juste mes clés, mon téléphone et ma carte bleue en poche -minimalisme!-. Autant dire que je passais mon temps à prendre des notes dans mon téléphone et les reporter dans mon agenda. J’ai donc laissé tomber le papier. Les post-it – que j’adore – posant le même soucis et m’éparpillant encore d’avantage.

Dans l’idée j’ai toujours un peu voulu me passer du grand google, mais il faut l’avouer, les outils que la firme développe sont vraiment qualitatifs et pratiques. Alors après plusieurs tests et ajustements j’ai opté pour l’utilisation de Google Agenda, j’ai tout synchronisé et j’ai l’impression d’économiser 1000 heures.

L’idée avec Google Agenda, comme les autres outils, c’est d’utiliser les fonctionnalités judicieusement. Il est donc important que vous synchronisiez tous vos supports, afin de toujours pouvoir ajouter un rendez-vous sans avoir à chercher un petit bout de papier. J’ai donc créé un agenda pour le digital, et un agenda pour la photographie. Histoire d’avoir une meilleur vision globale.

Je pense même m’en servir pour mon calendrier éditorial pour le social media, à voir car je suis encore en train de rechercher L’outil parfait (et gratuit, plus difficile!)

Google Task

Dans la même veine, la partie “Task” est disponible sur le navigateur dans l’agenda, ou par l’application qui lui est consacrée sur smartphone. C’est également un outil que j’utilise beaucoup pour les tâches. Notamment lorsque je ne sais pas où les placer dans mon agenda.

L’outil est minimaliste : beaucoup moins complet que Trello par exemple puisqu’elle n’inclut de classement si poussé. Mais elle permet d’avoir sa to-do de tâches à réaliser et il est possible d’y ajouter des deadlines. Quand elle est terminée il suffit de la cocher et elle disparait. Intuitif et minimaliste. La to-do que j’adore.

Google Drive

Quand il s’agit de partager des documents à quelqu’un il y a toujours la possibilité de lui envoyer un mail avec une pièce jointe. C’est souvent le plus pratique. MAIS, lorsqu’il s’agit d’une personne avec qui il y aura beaucoup d’échanges, plusieurs participants pour l’édition des documents, un nombre important de documents, plusieurs versions… L’envoi de pièces jointes est gourmand en place, sans compter son impact environnemental, et on peut vite s’y perdre.

Dans ces cas là j’aime créer un dossier partagé et partager le lien avec la personne concernée. Cela permet d’avoir les versions à jour, mais aussi d’envoyer le lien de consultation si besoin.

Par contre vous pouvez être bloqués par l’espace limité. Je vous conseille donc de nettoyer régulièrement l’espace de stockage afin de ne pas être bloqué. Il existe une version payante mais je trouve qu’en étant un peu discipliné et organisé la version gratuite est vraiment suffisante -pour l’instant.

Petite précision : je ne me sers pas de ce type d’outils cloud pour stocker mes données, justement je parle d’environnement pour limiter les pièces jointes stockées indéfiniment dans nos boites mail, mais l’utilisation du cloud pour du stockage permanent d’une grande quantité de donnée est extrêmement énergivore. Un thème que j’approfondirai au fur et à mesure de mes articles.

Slack

Slack est un outil collaboratif que j’utilise également de manière irrégulière car elles dépendent du fait que je travaille en équipe ou non.

C’est notamment pour mon engagement pour XUÂN que je l’utilise le plus, ou pour des projets avec d’autres freelance. Il vous permet de créer des chanels de discussions, répondre à des fils et organiser vraiment le travail en groupe. Sans compter qu’il intègre énormément d’extensions (possibilité de le lier à Trello ou Asana par exemple).

Preview

On part maintenant un peu plus vers le social média avec Preview ! C’est une application qui vous permet de télécharger vos images et les représenter comme un feed Instagram. En deux glissements de doigt on modifie l’ordre et on peut ainsi créer un ensemble harmonieux, assez important quand on publie du contenu.

Je gagne énormément de temps grâce à l’application car elle me permet d’organiser mon feed à venir pour Instagram en visualisant celui-ci notamment pour mon compte photo. Je n’ai pas besoin de réfléchir à l’avance à l’image à publier, je suis l’ordre que je me suis créé et peux me projeter facilement.

Canva

On termine avec une application graphique ! Canva est l’outil hyper pratique de mise en page. Il ne permet certes pas les mêmes possibilités qu’un photoshop ou indesign ; mais est largement suffisant dans beaucoup de cas.

Pourquoi Canva m’aide au quotidien à être plus organisé ? Encore une fois pour sa portabilité et le multisupport qu’elle propose. J’ai installé l’application sur mon téléphone après des mois d’utilisation sur ordinateur. Je trouve l’application un peu moins intuitive mais c’est extrêmement pratique. Lorsque j’ai du temps à tuer dans les transports par exemple je peux gagner du temps en travaillant et réalisant certaines publications pour mon compte ou ceux de mes clients. Un réel gain de temps!

Et toi, quels sont tes outils et applications indispensables pour gérer ton quotidien ?

Photographie - Portrait de Camille Nedjar

Et vous, quels outils utilisez vous au quotidien pour gérer votre activité ?

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